Förvaltningsstyrning – 7 saker att tänka på

Att införa en modell för förvaltningsstyrning är ett beprövat sätt att framgångsrikt få ordning på oklara IT-kostnader, få till gemensam prioritering av projekt och ändringar, samt skapa en tydlighet kring vem som beslutar vad. Men det finns ett antal utmaningar på vägen. Här följer sju punkter att bevaka för att få till en lyckad förvaltningsstyrning. Varje punkt är utvecklad i texten nedan.

  1. Säkerställ en tydlig målbild för förvaltningsstyrningen
  2. Välj och anpassa modeller och ramverk
  3. Skilj på förvaltningsstyrning och förvaltning
  4. Definiera och tydliggör fokus – verksamhetsprocesser eller IT-tjänster
  5. Säkerställ en konsekvent begreppsvärld
  6. Ändringshantering är central – skapa en tydlig ändringsprocess
  7. Etablera effektiva stödverktyg som stödjer målbilden.

1. Tydlig målbild

Förutom kunskap om modellen krävs det en tydlig tanke om vad som ska uppnås för att kunna göra rätt anpassningar. Att endast anpassa modeller och ramverk för att komplettera varandra hjälper inte nödvändigtvis affären framåt. De ska anpassas efter behovet. Vad är det som gör ont? Hur skall verksamheten styras och ledas? Hur ska ekonomin inom företaget hanteras och följas upp?
Den här typen av frågor behöver svar förr eller senare och önskat resultat kommer snabbare om man kan besvara dem innan man väljer modell för förvaltningsstyrning.
Frågorna, samt svaren, kräver en långsiktig ägare (sponsor) som vill och kan driva frågorna inom organisationen. Det blir särskilt viktigt när det börjar blåsa motvind och andra delar av organisationen vill ta genvägar en bit in i införandet.

2. Välj och anpassa

Modeller för förvaltningsstyrning, såsom pm3®, behöver anpassas efter verksamhetens behov. Det gäller att kunna plocka russinen ur kakan, men också att kunna omsätta delar i verksamheten som redan fyller samma funktion. Att plocka russinen ur kakan kan vara att införa regelbundenhet och ett tydligt format på styrande möten, samt ta bort möten som inte känns relevanta. Att omsätta redan fungerande delar från egen verksamhet, t.ex. nyttja en befintlig budgetmall som alla redan kan och bara tillföra de värden som saknas för att nå målet med förvaltningsstyrningen.
Ramverk och modeller jackar sällan in i varandra på ett sömlöst sätt – det krävs anpassning. Det handlar, till exempel, om att få pm3, ITIL® och agila utvecklingsmetoder att fungera i symbios. Att framgångsrikt anpassa en modell kräver god kunskap om den specifika modellen och av andra angränsande modeller och ramverk. Helst också erfarenhet av vilka effekter anpassningarna får. Individer som är frälsta i en viss modell, standard eller ramverk är inte alltid de bästa på att anpassa den. Det är alltså inte givet att den nycertifierade medarbetaren är den bästa arkitekten av en helhetslösning. Däremot spelar de interna medarbetarna en viktig roll i utvecklingen av just sitt kompetensområde och är ofta oumbärliga för ett lyckat införande.

3. Förvaltningsstyrning och utförande

Det är vanligt att förvaltningsstyrningsmodeller misstas för förvaltningsmodeller och vice versa. Förvaltningsstyrning handlar om att styra förvaltningen, inte att utföra den. I förvaltningsstyrning beslutas vilka mål som ska uppnås med förvaltningen och vad det får kosta. Det beslutas även i många fall vilka enskilda förändringar som ska ske inom ramen för dessa mål. Men, själva förändringen utförs inte via en styrningsmodell. Förvaltningsstyrning handlar om vad som ska göras och när, inte hur. Det kan leda till viss förvirring och besvikelse om en organisation förväntar sig att allt, inklusive utförandet av förändringar, ska falla på plats i och med införandet av förvaltningsstyrning och det sedan visar sig att det inte gör det. Effekterna av förvaltningsstyrning är dessutom avhängig av att utförandet av förändringar följs upp på tillräcklig nivå för att kunna mäta att rätt mål uppnås och att ekonomiska ramar hålls. Se därför till att ha kontroll och struktur över både styrnings- och utförandeperspektivet.

4. Verksamhetsprocesser och IT

Bestäm tydligt vad det är som ska styras (i linje med syftet). Är det fokus på IT-tjänsterna eller är det fokus på verksamhetsprocesserna? Eller är det både och? Oavsett så behöver det skapas en tydlig koppling till organisationens verksamhet. Målet för IT är att leverera ett effektivt stöd till en eller flera verksamhetsprocesser eller arbetssätt. Ändras verksamhetsprocessen så behöver många gånger även IT ändras, och ibland vice versa.
Det är ingen effektiv lösning att implementera en förvaltningsstyrning och samtidigt ha en parallell, separat, förvaltning av företagets verksamhetsprocesser. Om företaget redan är processorienterat och har fungerande organisation kring förvaltning av processerna, kan denna med fördel utgöra bas för förvaltningsstyrningen av IT-tjänsterna.

5. Förvaltningsstyrning och tjänster

En sökning på pm3 och IT-tjänster ger ofta svaret att IT-komponenterna i pm3 motsvarar tjänster i ITIL. Sanningen är nog att det beror helt på företaget det skall implementeras hos. I vilket syfte används tjänstebegreppet? Är tjänsterna på hög nivå eller väldigt tekniska? Hur hänger ekonomistyrningen ihop med tjänsteleveransen? Om tjänster är etablerade, eller på väg att blir det, behöver en anpassning göras för att få ihop förvaltningsstyrningens och tjänstehanteringens fundamentalt olika begreppsvärldar. Det är inga som helst problem att gifta ihop en modell som pm3 med ett ramverk som ITIL, men man måste veta vad som skall åstadkommas och sedan vara beredd att anpassa. Förvaltningsstyrning handlar om att ha kontroll på kostnaderna genom att styra vad som ska göras nästkommande budgetcykel och att tjänstehantering handlar om hur tjänsteleveransen löpande ska ske för att kontinuerligt skapa värde i kärnverksamheten.

6. Tydlig ändringsprocess

Inom förvaltningsstyrning kommer det behövas en process för att hantera ändringar på verksamhetsprocesser. På motsvarande sätt behöver ändringar på IT-tjänsterna, dvs utförandet av förvaltningsåtgärder, hanteras. Någonstans behöver dessa processer mötas. Då kan det vara en fördel om båda typerna av ändring hanteras i en gemensam ändringsprocess där alla känner igen sig och vet vilka steg som behövs på vägen, vilka roller som gör vad, vilka begrepp som betyder vad, hur beslutsunderlag ska hanteras etc. Det är inte ovanligt att en processkartläggning visar att det finns flera processer som är designade för att besluta om samma typer av förändringar, dvs förvirrande dubbelarbete istället för effektiv tydlighet.

7. Stödsystem

Som tidigare nämnts kommer små utförandeaktiviteter behöva följas upp och aggregeras till en helhetsbild inom förvaltningsstyrningen så ledaren kan följa måluppfyllnad och ekonomi, och med dessa data kunna styra förvaltningen. Detta är möjligt att åstadkomma med manuella rutiner och kvalificerade uppskattningar. Vill man kunna se noggranna siffror kommer det dock krävas ett stödsystem som är anpassat för att få ut den typen av information. Det finns flera system som gör detta galant idag och vissa andra som, med en rejäl dos anpassning, kan förmås att leverera hyggligt. När förvaltningsstyrning skall införas bör systemstödet vara en naturlig del av införandet. I princip alla lösningar bygger på att ärenden, och dess kostnad, kan kopplas till en specifik förvaltning. Det, i sin tur, ger förutsättningar för den utförande förvaltningen att arbeta systematiskt. Den finansiella hanteringen av IT-tjänster skiljer sig en del från förvaltningsstyrningen.

Förvaltningsstyrning handlar om att verksamhet tillsammans med IT beslutar om förvaltningsåtgärder och mindre vidareutveckling för att hindra IT från att driva kostnader utanför verksamhetens kontroll, dvs sätta ramar för vilka förändringar pengar ska läggas på.

Inom tjänstehantering arbetar man med att aggregera kostnader upp till den specifika och avtalade tjänsteleveransen och värderar regelbundet om kostnaden motsvarar den förväntade nyttan. Detta gör att ett stödsystem kan behöva anpassas för att kunna följa upp båda typerna av värden. Görs det redan från start så kan önskad effekt nås betydligt snabbare.

 

Känns det rörigt? Sök upp mig för en lunch. Jag brinner för att få till bra helhetslösningar kring detta och byter gärna tankar och idéer i ämnet.

Mats Kempe 2

Mats Kempe, verksamhetsutvecklare på Olingo (mats.kempe@olingo.se)

 

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin