Är CIOn framtidens VD?

I detta blogginlägg beskriver Erik Clausen hur en modern IT-organisation bör drivas och vilka krav som ställs på CIO-rollen. Erik konstaterar att målstyrning är och förblir en viktig framgångsfaktor. 

ITs roll

Att ITs roll i företagen har stärkts i och med den pågående digitaliseringen av samhället är odiskutabelt, men hur påverkar detta ledningen och styrningen av IT? Är det verkligen möjligt att styra IT-verksamheten så att den utgör ett kraftfullt stöd till affärsplanens korta- och långsiktiga mål? Har CIO samma förutsättningar som affärsverksamheterna att utveckla sin verksamhet även i de fall IT anses vara en stödfunktion och kostnad?

VD ställer krav

Självklart är svaren olika beroende på affärsverksamhetens inriktning men en viktig parameter är VDs syn på IT och dess betydelse för den långsiktiga måluppfyllelsen av affärsplanen. En modern VD är väl insatt i marknadens drivkrafter, digitaliseringsinitiativ samt ”disruptive innovations”. Med detta i åtanke bör VD styra och sätta mål på sin CIO för att säkerställa högkvalitativ IT-leverans, proaktiv tjänsteutveckling samt digitalisering av affärsverksamheterna.

Skugg-IT och Bimodal IT

De flesta CIOs har stora utmaningar med att leverera befintliga tjänster i enlighet med överenskommen tillgänglighet till rätt pris. Samtidigt kommer krav på ny funktionalitet från verksamheten. Om det inte går tillräckligt fort rundar verksamheten IT-organisationen och köper IT-tjänsterna på annat håll, ofta via molnet. Det är detta som kallas ”skugg-IT”. Den moderna CIOn måste klara av att hantera båda dessa delar, dvs både hantera en hög förändringstakt (sprint) och samtidigt hålla ljuset tänt (långdistans). Detta benämns ”Bimodal IT”.

Styr mot affärsmålen

Så hur klarar man av både sprint och långdistans? Receptet är detsamma som för framgångsrik ledning av affärsverksamheterna (eller varför inte elitidrottare), dvs målstyrning genom strukturerad planering, uppföljning, styrning och coachning på avvikelser. Idag jobbar många IT-verksamheter med traditionella KPIer för att säkerställa att infrastrukturleveransen har rätt kvalitet. Det finns en stor potential att gå från den mer operativa IT-styrningen till en mer strategisk styrning med mål och KPIer som har en tydlig koppling till affärsplanen. Två primära framgångsfaktorer är att IT har en tydlig tjänstestrategi, som resulterar i en tjänstekatalog, samt att ledningen förstår konsekvenserna av den pågående digitalisering av samhället som direkt eller indirekt påverkar affärsverksamheten.

Baserat på min erfarenhet av att stödja ledningsgrupper och CIOs så vet jag att det finns en stark koppling mellan CIOs mandat och ledningens och VDs IT-erfarenhet. Ofta handlar det om frågor som ”ska CIO sitta i ledningsgruppen?”, ”hur mycket får IT kosta?” och ”hur mycket ska IT-kostnaden minska per år?”. Genom att istället ge CIO mandat att styra IT-verksamheten mot affärsplanens mål skapas förutsättningar att leverera stabila tjänsteleveranser såväl som digitaliseringsinitiativ. Genom målstyrd IT leder CIO sin IT-verksamhet mot en tydlig målbild som är nedbruten i termer av KPIer och aktiviteter. IT-verksamhetens målstyrning likställs därmed delvis med affärsverksamheten, det vill säga båda har ett erbjudande med kunder (tjänstekatalog) och en transformationsagenda, t ex ökad digitalisering.

Hur ska IT organiseras?

Vad gäller IT-verksamhetens organisationsstruktur så finns det en uppfattning att IT har två olika tempon och därför borde anpassas i linje med dessa förutsättningar dvs en mer kortsiktig (leverans av IT tjänster) och en mer långsiktig (innovativ som separeras från den dagliga verksamheten, t ex innovationscentrum). Dessutom förespråkar vissa att den innovativa delen ska hanteras av en CDO (Chief Digital Officer). Vad som är rätt eller fel är kopplat till företagets förutsättningar och kärnverksamhet men enligt undertecknad så ska IT vara samlad i en IT-verksamhet för optimal samordning och målstyrning, vilket i sig inte utesluter att det finns en CDO-roll.

Vad behöver göras?

Så varför målstyrs inte alla IT-verksamheter? Min bild är att många bolag har kommit en bra bit på väg, ofta mycket tack vare en visionär ledning och/eller en driven CIO. Samtidigt finns det nu även tillgång till verktyg och stöd för de bolag som vill starta eller fortsätta en resa mot målstyrd IT. Naturligtvis finns det inte bara en lösning för alla utan vägen till framgång är att utnyttja de ramverk och modeller som finns på marknaden, t ex ITIL®, pm3®, COBIT® och Balanced Scorecard och anpassa dessa till sin verksamhet och förutsättningar. Tillsammans med egen personal, extern kompetens samt utvalda komponenter från ramverken skapas förutsättningar för en målstyrd IT-verksamhet.

Det finns alltså goda möjligheter att gå ifrån ett reaktiv till en proaktiv och innovativ IT-verksamhet, men naturligtvis även utmaningar. Resan kräver ett förändringsprojekt (tydlig sponsor, budget och avsatt tid för såväl IT-ledning som personal) vilket i sin tur kräver uthållighet då det kommer att ta tid innan CIO kan presentera tydliga bevis på effekter från den nya målstyrda IT-verksamheten. En annan konsekvens är troligtvis att IT-kostnaderna inte kommer att sjunka initialt eftersom nya mål kräver en anpassad organisation med nya roller och ansvar. Här är det kritiskt att ledningen har realistiska förväntningar som är kopplade till IT-verksamhetens nya mål. Även om den totala kostnaden inte kommer att minska över tid så ska såväl effektiviteten som de digitala initiativen öka, samtidigt som IT ska upplevas som mer drivande och proaktiv. Den fråga som VD och ledning då bör ställa sig är ”har vi rätt IT kostnad”? Det är här målstyrning verkligen skapar värde, dvs ledningen har säkerställt en tydlig koppling mellan affärsplanens vision till IT-verksamhetens mål. IT-verksamheten utvärderas fortlöpande mot affärsplanen precis på samma sätt som affärsverksamheten. Det innebär att ledningen fokuserar på att nå målen, inte att sänka IT kostnaderna.

Så med IT på ledningens agenda skapas nya förutsättningar för hela företaget. Affärsplanen, företagets vision och mål kan brytas ner på IT-verksamheten. Omvänt, all IT-personal förstår nu hur man bidrar med sina mål och aktiviteter till företagets framgång. Tillsammans skapas en symbios där IT blir en naturlig del av företagets framgångar, precis som affärsverksamheterna.

CIOn – den framtida VDn

Det är enligt undertecknad otvivelaktigt att företagens framtida framgång och i vissa fall överlevnad kommer att ha en tydligare koppling till IT-verksamhetens mognad och digitaliseringsförmåga. Den pågående digitaliseringen av samhället kommer fortsätta att ställa allt högre kompetenskrav på VD och ledningen, vilket på sikt borde innebär att CIOn blir mer självklar i ledningsgruppen. Troligtvis är det så att i framtiden kommer VD-rollen inte bara rekryteras från positioner som CFO och från ledande positioner i affärsverksamheterna utan även från CIO-befattningar.

Ta gärna kontakt mig för fortsatta diskussioner på området.

 

Erik Clausen, april 2016

 

Erik - Copy
Erik Clausen är konsult på Olingo. Du når honom på erik.clausen@olingo.se

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin