Tomatmetoden ger ketchupeffekt – Gör färre saker och bli mer produktiv!

I den agila världen pratar man ofta om att begränsa antalet saker man gör samtidigt. Men är det verkligen nödvändigt? Kan vi inte bara ”multitaska”? 

Mitt namn är Mattias Livré och jag har arbetat på Olingo sedan 2016. Jag har en bakgrund inom bland annat IT Service Management, ett brinnande intresse för agila arbetssätt och hur man kan kombinera dessa två områden. Senaste uppdraget var just ett sådant där jag som Agil Coach på Spotify arbetade med processer i en agil kontext.  

Vår omvärld och vårt beteende (alltid med en smartphone i ena handen) låter oss tro att vi är duktiga på multitasking, dvs. göra flera saker samtidigt. Det kan vara allt ifrån att prata i telefon och köra bil samtidigt eller delta på möte medan vi läser mail. I vår iver att få så mycket saker som möjligt gjorda har vi hittat ett life hack som ger oss minst dubbelt så mycket tid. Vi gör helt enkelt två eller ännu fler saker samtidigt – fantastiskt ju.  

Men tyvärr är det lite för bra för att vara sant. För det första klarar hjärnan inte av att hantera två uppgifter samtidigt, den hoppar mellan de två. För det andra gör multitasking dig mer ineffektiv än om du endast gör en sak i taget (även om känslan är att du producerar i Superman-tempo). Anledningen till detta är att hjärnan förbrukar glukos när den ständigt behöver byta fokus, vilket är samma energi som vi behöver för att fokusera. Detta skapar en negativ spiral där vi blir mer och mer ofokuserade och trötta.  Lösningen på detta är enkelt – gör färre saker men med mer fokus! 

Du kan själv testa detta i något som heter Pomodorotekniken vilket i stort sätt går ut på att dela upp ditt arbete i mindre delar och fokusera intensivt i korta perioder utan distraktion. Tekniken utvecklades av Francesco Cirillo på 80-talet och har fått sitt namn från den äggklocka, utformad som en tomat, som användes för att sätta tiden. Tekniken fungerar så här: Stäng av notiser och annat brus som kan pocka på uppmärksamhet och fokusera i 25 minuter (en Pomodoro), ta 5 minuter paus och upprepa 4 gånger innan du tar en längre paus. Om du blir avbruten i din Pomodoro, vänligen be att få återkomma efter du genomfört den Pomodoro du arbetar med just då. När tiden är slut avbryt ditt arbete och ta en paus, även om du är inne i ett ”flow”. På dina 5-minuterspauser, gör ett tydligt avbrott. Gå upp och sträck på dig, hämta kaffe eller gör något som inte är arbete.  

Jag använder själv denna teknik. Kanske inte alltid i omgångar av fyra, men har jag med mig i bakhuvudet att försöka arbeta fokuserat i 25 minuter och sen ta en kort paus arbetar jag mer effektivt och får mer gjort. Testa själv och se om det fungerar för dig. Insatsen är som sagt liten men effekten kan bli stor. Alla vill väl bli mer produktiva genom att göra färre saker.

Mattias Livré är konsult på Olingo.
Kontakt:  mattias.livre@olingo.se eller LinkedIn.

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin