Ständiga förbättringar – Bästa bilden på internet

Problemställningen

Continuous improvement eller ständiga förbättringar kan, i sällskap med agilt och digitalisering, sorteras in under kategorin mest hajpade och missbrukade begrepp inom IT-världen. Det visar sig även vara svårt att bemästra i praktiken.
Bilden nedan kan mycket väl vara den mest beskrivande bilden på hela internet.

Varför är det så svårt?

 

En mänsklig utmaning?

När jag började fundera på svaret till den frågan behövde jag inte gå särskilt långt. Det räckte med att analysera mitt eget beteende. Jag kunde snabbt konstatera att jag;

  • Fortfarande inte flyttat på vår gamla barnvagn i garaget vilket leder till att jag, varje morgon, tvingas baxa ut min cykel under ständiga svordomar (någon som vill köpa en barnvagn?).
  • Inte tagit mig tid att lära mig funktionalitet och kortkommandon i excel utan fortsätter mitt mixtrande och trixande för att få cellvärden att gå ihop (jag vill inte ens tänka på hur mycket tid jag hade sparat om jag lagt tid på att lära mig från början…)
  • Saknar strategi och struktur för att förbättra mig själv och mitt vardagsliv

Ett annat exempel är det som händer varje gång jag leder en devops-simulering. Upplägget är att deltagarna, under tre rundor, ska utveckla kultur och arbetssätt för att skapa mesta möjliga värde för organisationen. Varje runda består av fyra faser:

  1. Utveckla arbetssätt
  2. Planera arbetsinsats
  3. Genomföra arbetsinsats
  4. Utvärdera arbetssätt

Inför varje runda påminns deltagarna om att utveckla arbetssätt ska ägnas åt just den saken, inte att planera eller genomföra arbetsinsatsen. Lik förbaskat är det just det som sker. Varje gång! Så fort deltagarna får chansen borrar de ner huvudet och puttar på vagnen istället för att utvärdera hur de kan göra hjulen rundare.

Den ovetenskapliga slutsatsen är att det inte ligger i vår natur att reflektera och förbättra våra arbetssätt så länge vi är upptagna med att ”göra”. Vi är fortfarande, genetiskt sätt, grottmänniskor som är fullt upptagna med att skjuta på vagnen.

Det sitter i väggarna

Organisationer beter sig på samma sätt, vilket kanske inte så konstigt med tanke på att våra organisationer, primärt, består av människor.
Nära besläktat med ständiga förbättringar är innovation och experimenterande. Stressade av snabbfotade startup-organisationer samt med referenser till Lean Startup (läsvärd bok av Eric Ries) och design thinking drar organisation efter organisation igång hackathons, inkubatorer och andra initiativ för att främja förändringstakten. Inget fel i det. Problemet är bara att det oftast utförs i form av punktinsatser som har svårt att generera långsiktigt värde. Att arrangera ett hackathon är lätt. Att bygga en kultur och ett långsiktigt förhållningssätt kring kontinuerlig utveckling betydligt svårare.

Ett exempel på hur svår utmaningen kan vara tar jag från ett välkänt svenskt företag i en traditionell bransch. De insåg att utvecklingstakten var för låg och det konstaterades att en orsak verkade vara brist på tid och resurser. Personalen var helt enkelt för upptagen. För att råda bot på problemet infördes en generös budgetpost som cheferna kunde äska pengar ifrån – utan krav på avkastning. Pengarna kunde, till exempel, användas för ”backfill” av roller och därmed frigöra tid till den egna personalen för att experimentera och förbättra. Hur stor del av pengarna hade då använts vid bokslut? Ganska exakt noll (0) kronor.

Att bygga en kultur

Det finns en utbredd uppfattning att situationen och förutsättningarna är helt annorlunda i organisationer av startup-karaktär. Dessa unga organisationer med entreprenörskap, högt tempo och driven personal är väl mästare på att spruta ur sig nya lösningar på både produkter och arbetssätt? Det stämmer oftast, men inte av de skäl som vissa verkar tro. Det beror inte på att de har mängder med kapital och därför har tid och råd åt att ägna sig åt annat än att hålla ljuset tänt i verksamheten. Det beror inte heller på att de har talangfull personal som, likt Skalman, är mästare på att trolla fram briljanta lösningar. Det beror snarare på att de har ett strategiskt förhållningssätt till förbättring. De jobbar långsiktigt och målmedvetet med att utveckla en kultur och ett arbetssätt som främjar förbättringsarbete.
Ett exempel på tillvägagångssätt är investering i coacher. Coachen har som uppgift att vara ett aktivt stöd i utvecklingen av teamens arbetsmetoder och kultur. Ofta ingår coachen inte i teamet utan är en, för teamet, extern rådgivare med ett utifrån-perspektiv. Dessa organisationer har insett att det är svårt att själv ändra sitt beteende, som individ eller grupp, men att det går enklare om du får stöd och, låt oss vara ärliga, påtryckningar från en extern kraft.
Ett annat exempel på tillvägagångssätt är visualisering av de förbättringar som genomförts, men även av lärdomar man fått, längs vägen.
En kultur kan inte påtvingas. En kultur växer underifrån och sättet att påverka en kultur i en viss riktning är att tillhandahålla en miljö som stimulerar den kulturen. En trädgårdsmästare kan inte tvinga upp blommorna ur jorden. Sättet att få blommorna att växa är att se till att de har den näring och de förutsättningar som krävs.

Sammanfattningsvis – om målet är att skapa en kultur av ständigt förbättringsarbete så krävs ett arbetssätt och en miljö som tar oss i den riktningen. Börja göda din organisation med rätt näring. I praktiken innebär det att, bit för bit, bygga upp arbetssätt och metoder för att systematiskt identifiera och genomföra förbättringar i vardagen.

Tycker du ämnet är intressant?! Jag tar gärna en lunch eller fika och diskuterar mer.

/Ola

2016-03 Olingo-80-2-2
Ola Källgården är konsult, affärsutvecklare och utbildare på Olingo Consulting. ola.kallgarden@olingo.se or LinkedIn.

Några av Olas tidigare bloggartiklar :

>>IT-chefens roll i en agil värld
>>The power of sticky tape and post-it notes – Part 1
>>The power of sticky tape and post-it notes – Part 2
>>Tre arv som står i vägen för digitaliseringen
>>Innovate or die – vad innebär bimodal IT?
>>Bimodal IT – baksidan av myntet 
>>DevOps – I framtiden är vi alla nybörjare

>>Andra blogginlägg av Ola och kollegorna på Olingo

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin