Att gå över till en agil organisation är mer än att ha några nya roller som produktägare och Scrum Masters och att använda nya begrepp som ”standup-möten”, ”retro” att ha ”epics”, ”tasks” och ”demo” (Se nedan vad alla dessa begrepp egentligen är). Dessa ord är visserligen viktiga att använda, ha samsyn kring och förstå. Men grunden i all förändring är att förstå varför den behövs och vad förändringen vill uppnå. I grunden vill de flesta inte förändra sig, det är obekvämt, jobbigt och energikrävande. Ofta vill vi ta genvägar och skynda på fortare än det är rimligt.
Att ändra från ett traditionellt arbetssätt med stort fokus på planering, budget och kontroll, till det agila sättet, med att göra moment i delar, testa, utvärdera, jobba tillsammans, både inom team och ihop med kunder, bygger på helt andra typer av grundtankar.
Här kommer 7 fallgropar att undvika vid transformationer och övergångar till att jobba agilt.
1. Ledningen vill ha kvar kontrollen
Det är vanligt att ledningen tycker att ”vi har koll och vet det vi behöver om agilt”. Ledningen behöver vara de som leder förändringen om den ska bli varaktig. Därför är det viktigt att de är involverade och intresserade. Men det som ledningen måste förstå och som ofta är svårt, är att de måste släppa kontrollen och lita på sina medarbetare. Det går inte att både ha kontroll och släppa fritt… Som en hund som hjälper till i jakt. Du kan inte ha ett långt koppel på hunden. Den kommer att fastna bland träden, sno in sig i buskar och inte kunna göra sitt jobb att spåra. Den behöver vara fri och du behöver ha tillit till att den kommer att göra sitt jobb och komma tillbaka till dig.
2. “Vi byter ut lite ord och termer och gör våra egna tolkningar.”
Inom det agila finns många ord. Det finns en frestelse i att byta ut dessa för att anpassa dem till sin egen organisation. Det är dessvärre ingen bra idé, för det skapar ofta förvirring. Särskilt när det kommer in nya personer som jobbat agilt på andra ställen eller gått kurser och lärt sig terminologin därifrån. De ramverk och metoder som finns är att rekommendera eftersom de är beprövade. Lite motsägelsefullt kan tyckas, i och med att agilt skall vara anpassningsbart? Men det är inom ramar som kreativitet flödar bäst. Tänk lite som inom musik, där finns noterna och ackorden och det blir så förvirrade om någon kommer och säger nu vill jag att vi spelar i ”filmjölk” – när det är F-dur som hen menar. Det finns såklart undantag då det kan vara tydligare att hatt ha ett nytt namn, som för olika typer av möten, då kan namnen ändras. Som att Standup meeting kan heta Daily Scrum, daily eller stå-upp-möte.
3. Fortsätter med möten och rutiner som innan agil-övergång – lösningen: ett möte in, ett möte ut .
Om det agila arbetssätten läggs uppepå det befintliga blir övergången tung. Det är att rekommendera att ha tänket “ett möte in, ett möte ut”. Det innebär att vissa möten behöver helt enkelt tas bort och vissa andra kan komma att bli överflödiga när ni jobbar agilt.
4. Fortsatt kontroll och budget/planer
Vi ska alltid ha budget och planer – även när vi arbetar agilt. Men de behöver inte var så detaljerade som vi är vana vid. De ska de anpassas till det agila arbetssättet och ständigt revideras. Det ska finnas roadmap och budget, men dessa bör justeras löpande efter ju mer vi vet och lär oss.
5. För stora team
Vi är vana med att ha stora avdelningar i våra organisationer och det kan ibland vara svårt att skära ner teamen till en storlek som passar ett agilt arbetssätt. När teamen är för stora så är det svårt att kollaborera och att fatta gemensamma beslut, vilket saktar ned arbetet och förminskar effekterna av ett agilt arbetssätt.
Så håll teamen till 6-7 personer. Om ni känner att teamet behöver vara större, fråga er då om projektet kanske är för stort till att börja med. I ett framgångsrikt agilt projekt så bör tiden gå till att få projektet i hamn, och inte bara försöka hålla människor upptagna.
6. ”Agilt ska väl gå snabbt – då måste ju en övergång också gå snabbt?”
All förändring tar tid. Det bara är så. Vissa saker kan gå fortare än andra att få till men precis som att bygga ett fotbollslag eller plantera en trädgård behövs det tålamod. Historien om den som planterar ett frö och ständigt gräver upp fröet för att se om det växt stämmer bra in på alla förändringar. Det behövs tid för att nya sätt ska slå rot, växa, sprida sig och blomstra.
7. Fokus på verktyg och inte på mindset , värderingar och förhållningssätt
Det spelar ingen roll hur många termer som byts ut och vilka nya roller som tillsätts. Eller hur många Scrum-, kanban- tavlor som sätts upp eller system som köps in – om organisationen håller kvar i hierarkier och kontroll. För att agilt ska fungera behövs ett skifte till att våga, tillit, öppenhet och gemenskap. Dessa grundläggande delar är själva grunden. Förhållningssätt där du som medarbetare är viktig och får förtroende och möjlighet att tillsammans med andra skapa riktigt bra lösningar som kunderna hyllar. Det är att jobba agilt.
Vill du få koll på flera agila ord? Ladda ner vår agila-ordlista!
