Spotify

Agilt fokus, snabbhet, transparens & visualisering är de drivande krafterna i organisationen, men det fanns ett behov av en viss struktur. Några i personalen kände att användandet av ramverk saktade ner dem och de flesta hade aldrig hört talas om ITIL.

Detta är berättelsen om hur Olingo hjälpte en agil organisation att skapa balans mellan snabbhet och kontroll genom att anamma ITILs principer (utan att referera till ITIL).

Projektet startade med en kravspecifikation på hög nivå för att bestämma vilka processer som skulle stödjas och vilka som skulle ingå i första fasen av införandet av ITSM-verktyget. Parallellt med detta projekt pågick flera andra upphandlingar med nya leverantörer, bl.a. för drift- och arbetsplats-tjänster. För att säkerställa informationsdelnings- och processkrav kopplade till ITSM och ett bra samarbete med leverantörerna blev Olingo delaktiga även i dessa projekt.

I slutet av 2015, med alla underlag för upphandling, långsiktig finansiering m.m. i ordning, började sedan anbudstagningen enligt LUF (Lagen om offentlig upphandling) genom en klassificering av leverantörer. De utvalda leverantörskandidaterna bjöds sedan in till det andra steget, att utvärdera deras lösningsförslag på ett stort antal funktionella, icke-funktionella och miljömässiga krav, allt under ledning av Olingo och i slutet av maj 2016 valdes leverantör.

Parallellt med det hade sedan starten av 2016 planen för att etablera en ny processförvaltning tagit form. I april började genomförandet av planen med att definiera ett förslag för direktiven, organisationen och formen för processförvaltningen. Arbetet inspirerades av COBIT 5 och ledningssystemet för Swedavia IT gjordes om från grunden. För att skapa större delaktighet skapades en Team Site där alla processteam kan dela information med övrig IT personal. Projektet handlade till stor del om förändringsledning, för att se till att jobbet med ständiga förbättringar blir en del av vardagen.

I augusti 2016 började konfigureringen av ITSM-verktyget, vilket förväntas lanseras i februari 2017 med stöd för hantering av IT-tjänster, tillhörande tjänstenivåer och ändringar. Samtidigt startade etableringen av den nya processförvaltningen med ett antal utbildningar inom bl.a. processtyrning, processförvaltning och processmodellering, enligt Astrakan-metoden.