Ersta Sköndal Bräcke högskola

Ersta Sköndal Bräcke högskola bedriver utbildning från grundnivå till avancerad nivå inom vårdvetenskap, socialt arbete, diakoni, teologi, kyrkomusik och psykoterapi. De bedriver även forskning om bland annat det civila samhället, palliativ vård och organisations- och arbetslivsetik. 2017 ändrades namnet till Ersta Sköndal Bräcke högskola då deras campus finns på de tre orterna. Högskolan är privat och organiserad som ett aktiebolag, men utan krav på vinstutdelning. Högskolan bedriver idag utbildning och forskning inom områden som kan spåras direkt tillbaka till diakonirörelsen under 1800-talet.

Utmaningen – var börjar man?

I likhet med många andra små och stora företag och myndigheter, ställdes högskolan inför utmaningen att se över hur deras styrning och rutiner såg ut inför den då kommande europeiska dataskyddsförordningen (GDPR).
Som så många andra ställde de sig frågan – var börjar man, vilka ska vara med, vem ansvara för vad och hur får vi det att leva vidare?
För att få hjälp med svaret kontaktades Olingo Consulting i slutet på 2017 – och med det, den långa relationen som ännu inte avslutats.

Upplägget – ta fram åtgärderna och prioritera

Högskolans IT chef och Olingos konsult skrev ner en lång lista vad som behövde göras. Tillsammans prioriterades aktiviteterna grovt och de högst prioriterade i en mer detaljerad prioritering.

Högst på listan var att få vår påbörjade resa godkänd och att sedan kavla upp ärmarna och sätt igång. Efter godkännande startade vi med styrande dokument och utbildning för alla anställda.

Genomförandet – vem ska göra vad, när och hur

Tillsammans med verksamheten började även översynen av de interna rutinerna samt de nya rutiner som behövde komma på plast i och med den nya förordningen.

Då högskolans verksamhet pågick som vanligt fick arbetet med framtagning samt anpassning av rutiner och andra prioriterade aktiviteter prioriteras och även omprioriteras. För att säkerställa arbetet framåt med kontinuerlig efterlevnad utsågs ansvariga för de olika aktiviteterna och rutinerna.

Genom utbildning och genomgång av rutiner med fokus på risker och konsekvenser har de anställda fått en stor förståelse av förordningen samt vilken påverkan den fått på det dagliga arbetet.

Genom att systematiskt gå igenom sina rutiner och beroenden av andra grupper, verksamheter, applikationer och externa parter har man även hittat effektiviseringar och förbättringsmöjligheter som gynnar både de enskilda grupperna, men även högskolan som helhet.

Det kontinuerliga arbetet

Samarbetet mellan Högskolan och Olingo har fortsatt och har nu gått över till en supportande/coachande relation.

Arbetet är nu inte lika intensivt utan mer inriktat på arbetet framåt. Tillsammans ser vi över om de nya rutinerna ska behållas eller justeras samt reflekterar och tar fram förbättringsförslag.

Målet är att hitta ett kontinuerligt arbetssätt som innebär att översyn och justeringar genomförs som direkt och långsiktigt ökar värdet för såväl ledning, prefekter, lärare, forskare, administrativ personal och studenter.