Kunskapshub Portföljhantering
Framgångsrik portföljhantering med prioritering
Prioritering kan vara en utmaning på många nivåer i många organisationer. Det börjar på en strategisk nivå i portfölj som ska säkerställa att de strategiska målen uppnås. Likväl som ett agilt team kan ha svårt med att prioritera sina user stories kan en ledningsgrupp ha svårt att prioritera projekt och initiativ. Med hjälp av metoden Analytisk Hierarkisk Prioritering och ett verktyg som stöd kan det dock bli mycket enklare och bättre.
Tio tecken på prioriteringproblem
För många projekt
Den som skriker högst
Husdjursprojekt (Pet Projects)
Allt är prioriterat
För många U-svängar
Osammanhängande lokala prioriteringar
Resursallokering gör ont
Inga kriterier eller processer
Ingen förteckning över projekt
Många misslyckade projekt
Effektiv portföljhantering med prioritering ger
-
Organisationer som effektivt kan prioritera sina projekt får bättre resultat.
-
Dålig prioritering skapar slöseri (Waste) med både tid och pengar.
-
Utförlig prioritering är en hörnsten i gott ledarskap och ger intressenter en bättre förståelse för vad företaget vill.
-
Strategisk planering är viktigt men meningslöst om vi inte har en gemensam prioritering på plats.
-
Genom effektiv prioritering kan vi låsa upp det optimala projektflödet.
Låt oss dyka ner i de goda effekterna
Organisationer som prioriterar effektivt uppnår bättre resultat
McKinseys forskning under 15 år visade att proaktiv prioritering överträffade "rättvis" kapitalallokering med +40 %
PMI-data visade att organisationer med mogna prioriteringsprocesser uppnådde 3 gånger bättre finansiella KPI:er
Forbes analys mätte att 80 % av värdetillväxten kom från de 20 största företagen i S&P 500
Prioritering minskar slöseri
Cirka 20 % av alla projekt i en portfölj är slöseri av resurser. Att spendera pengar för att ”vi gjorde det förra året” är även det slöseri och för att uppnå agilitet i stor skala behöver vi struktur, processer och effektiv prioritering.
Överbelastning i leveransteam är vanligt förekommande och minskar deras produktivitet genom att projektflödet stoppas upp.
KPI:er för projektleverans förbättras avsevärt genom effektiv prioritering och när det genomförs korrekt har projektet:
57 % större sannolikhet att lyckas
50 % större sannolikhet att bli klar i tid
45 % större sannolikhet att hålla budget
Bra prioritering är en hörnsten i gott ledarskap
Utan prioritering finns stor risk för förvirring av vad som är viktigast vilket kan leda till att endast 60 % av de strategiska målen uppnås framgångsrikt och att omkring 95 % av de anställda inte förstår organisationens strategi.
Produktiviteten förbättras när människor är motiverade och förstår vilka mål och strategier de ska jobba efter. Därför är prioritering är en nyckelkomponent i alla transformationsprocesser.
Strategisk planering är meningslös utan gemensam prioritering
Värdet av en strategi bestäms av hur väl den genomförs därför är prioritering den kritiska länken mellan vad vi vill uppnå och vad vi har råd att få gjort.
Kostnaden för att göra en bra prioritering ska ses som ”hur mycket värderar jag min strategi?”
Prioritering är nyckeln till optimalt projektflöde
Nedgången vid punkt B förklaras genom att överdriven multitasking dödar produktiviteten. Ingenting blir någonsin färdigt men nya projekt fortsätter att komma.
Hur får då du till effektiv prioritering?
Prioriteringsmodellering skapar balans mellan ”konkurrerande” beslutskriterier
Att kunna kvantifiera projektvärdet innebär att du kan vara analytisk i hur du bygger din projektportfölj. Att få med sig ledningen på samma spår vad gäller prioritering och beslutskriterier är en enorm fördel för era projekt.
När det förekommer flera konkurrerande strategiska prioriteringar blir det lättare att visualisera hur dessa ställs mot varandra i grafer. Det kommer också bli en kostnadsbesparing att se vilka projekt som levererar mest värde per krona och skära bort dyra projekt som levererar lågt värde. Portföljhanteringen kan effektiviseras och projekts genomförbarhet ökar allt eftersom det totala antalet projekt minskar.
Att fastställa projektvärde och projektkostnad är nyckeln till en effektiv prioriteringsmodell.
Att inte hantera motstridigheter proaktivt kommer slå tillbaka
I portföljarbetet kan det förekomma många motstridiga åsikter och upplevelser av att ens egna projekt är mycket viktigare än andras och Portföljledningen kan fastna i diskussioner som inte är produktiva eller levererar något värde.
Det kan finnas de som anser att deras projekt ger den bästa avkastningen av investeringen och tycker att de bör ha högst prioritet. Sen kan det vara andra som menar att deras projekt är strategiskt viktigt och följer företagets visioner. Detta kan leda till att projektledningen godkänner fler projekt än vad det finns budget, kapacitet och humankapital för.
Bra prioritering förvandlar olika åsikter till en gemensam modell
Om vi då omvandlar de motstridiga åsikterna om att till exempel kassaflödet eller tillväxten skulle vara det viktigaste och jobbar utifrån ett ramverk för prioritering kan vi snabbt få en gemensam bild om vad som är smart och rättvist när det kommer till prioriteringen av projekt. Genom att fokusera på kriterier innan portföljen fastslås ökar du sannolikheten att hitta en gemensam grund.
Analytisk Hierarkisk Prioritering (AHP) är den metod som rekommenderas av vetenskapen för detta.
Marknadens i särklass bästa prioriteringsverktyg
På Olingo och inom Time People Group samarbetar vi med mjukvaruföretaget Transparent Choice som tillhandahåller det mest avancerade och utbredda verktyget på marknaden.
Fyll i formuläret om du vill höra mer om verktyget. Du kan även välja att kryssa i prenumeration av Transparent Choices nyhetsbrev - då får du bland annat reda på alla nya funktioner som de publicerar.
I samarbete med Transparent Choice.
