Hur kan jag enkelt prioritera och skapa värde?

Portföljhantering

4 juni

Även om det inte alltid är uppenbart, styrs det mesta vi gör av vad vi prioriterar. Tiden räcker inte, pengarna räcker inte, och då finns det bara en sak att göra: Prioritera!

Få saker skapar så mycket frustration som när det ska prioriteras och du, din chef eller ditt företag inte kan bestämma sig för vad som ska sättas högst på prioriteringslistorna.

Om vi inte kan prioritera måste vi vara beredda på att till exempel göra för mycket samtidigt eller att inte hålla budget, vilket ofta leder till överbelastade och stressade medarbetare. Och gör vi rätt saker? Inte sällan märker vi att vi påbörjar och avslutar ofullbordade initiativ vilket skapar frustration istället för önskvärda resultat. Kanske beror detta på att vi inte var tillräckligt grundade i vår avsikt när vi tog beslutet att genomföra något.

I den allmänna stressen och oklarheten som uppstår vid oklara prioriteringar, frodas inte heller kreativitet eller innovation. Snarare leder ständigt missade deadlines, överskridna budgetar, och de som har investerat pengar får inte heller den ROI man förväntat sig.

Agilitet och impulsivitet

I agilitetens tidevarv kanske vi ibland hoppar på och agerar på impulser och trender snabbare än tidigare. Detta är i sig inget problem, så länge vi har koll på att det ligger i linje med vår eller verksamhetens avsikt. Vi vill skapa värde så snabbt som möjligt enligt det agila manifestet. Men här finns en liten hake: Vilket värde var det vi skulle skapa nu igen?

Värde är ett modebegrepp, samtidigt som det är ytterst relevant. Vi måste hitta ett sätt att definiera värdet, besluta utifrån det och kunna följa upp det.

Vad behöver vi veta för att prioritera?

För att prioritera behöver vi veta vilka delar vi tycker är viktiga och hur viktiga dessa är i förhållande till varandra. Det vi tycker är viktigt är det vi värderar. Hur mycket vi värderar de olika delarna utgör vår värdegrund. Det vi värderar är det vi prioriterar.

Ett bra sätt att definiera värdet kan vara att ställa frågan: Vad är målet med det som ska göras? Men innan du fastnar på den här punkten, fundera också på vad som är viktigt/värdet med det som ska tas fram och skapa kriterier för detta, alltså vad som ska värderas. Det kan exempelvis vara time-to-market, användarvänlighet, möjlighet till vidareutveckling, minskad risk för fel vid inmatning.

Grundläggande behov vs. värderingar

Det system vi utvecklar har grundläggande behov som ska uppfyllas. Ett faktureringssystem ska kunna skapa och skicka fakturor, ett journalsystem ska lagra uppgifter om en patient, och så vidare. Dessa behov är ofta klara från början och lätta att enas om. Problemen börjar när vi lägger på nästa lager: sådant som vi vill ha för att vi tycker det är viktigt, dvs. sådant som vi värderar.

Vi kan i de allra flesta fall inte först skapa ett system som uppfyller de grundläggande behoven, och därefter lägga på det vi värderar. Det vi värderar måste vi ta hänsyn till redan från början av utvecklingen.

Prioritering mellan grundläggande behov och det övriga är enkelt: De grundläggande behoven måste alltid finnas på plats, sedan kan vi även välja att ta med det vi värderar.

Att välja mellan värderingar

Det verkliga prioriteringsarbetet börjar när vi ska välja mellan det vi värderar. Hur bestämmer vi hur viktiga de olika kriterierna (som vi nu kallar det vi värderar) är i förhållande till varandra? Om vi förutsätter att vi är fler som bestämmer, behöver vi oftast komma överens tillsammans. Detta kan vara en utmaning, särskilt då det är många olika kriterier att ta hänsyn till.

Att sätta sig i ett möte och försöka komma överens om en prioriteringsordning för de olika kriterierna är oftast ingen framgångsrik väg: Någon skriker högst, någon annan är vältalig. Det är politik och mänsklig dynamik som styr till stor del, snarare än rationella beslut som är grundade i vad vi värderar. Ett bättre sätt att prioritera kriterier är att göra parvisa jämförelser mellan olika kombinationer av kriterier. Detta bygger på en metod som funnits länge, AHP (Analytical Hierarchy Process), och anses vara en av de bästa metoderna för att ta rationella beslut.

Att vikta kriterier och utvärdera alternativ

Att hitta kriterier och vikta dessa är bara början. För att ta beslut måste man också utvärdera de olika alternativen mot de viktade kriterierna. Ett alternativ som är bra på något som vi tycker är viktigt rankas högre än tvärtom.

För att både vikta kriterier och utvärdera alternativ finns det mjukvaror. Den kommersiellt mest framgångsrika med många funktioner är från det engelska mjukvaruföretaget Transparent Choice.

Verktyg i all ära - men det ska vara i symbios med process och människa

Ett bra verktyg är förstås oumbärligt i detta fall, men min erfarenhet är att det är de fokuserade samtalen som uppstår utifrån processen och resultatet då Transparent Choice används som är den stora behållningen. Det skapar tydliga diskussioner kring specifika delar vilket är betydligt bättre än de allmänna diskussioner som annars kan uppstå där det är mycket svårare att dra slutsatser.

Detta har gjort att jag ett flertal gånger tagit med mig Transparent Choice och processen kring detta in i sammanhang, där man kört fast i sina beslut och nu får en tydlig process och tydliga frågor att ta ställning till istället.

När vi är överens om vad som värderas och hur mycket vi värderar de olika delarna, blir vi lättare överens om besluten då vi tydligt ser hur de påverkar det vi värdesätter. Och allt sker enkelt och snyggt i verktyget som tydligt visar vad vi beslutat och vad resultatet då blir.

Genomslag av prioriteringar

Prioriteringarna vi initialt gör slår igenom på mycket av det vi senare gör: Vilka krav vi ställer i upphandlingar eller till vår systemutveckling. Hur prioriterar vi vilka initiativ som vi ska satsa på i vår portfölj? Självklart vill vi börja med de initiativ som skapar det största värdet - billigast eller snabbast. I andra änden finns det som skapar lågt värde till hög kostnad. Genom att prioritera initiativen smart når vi ofta upp till en hög andel av det möjliga värdet till en lägre kostnad.

Värdet vi får måste alltid ställas mot kostnad, time-to-market, teknisk risk, resursåtgång med mera. Och vi kommer alltid tillbaka till att vi måste kunna definiera värdet och utvärdera våra val mot detta för att kunna ta rationella beslut.

Värdet är alltså oftast inte EN sak vi värderar, utan en struktur av kriterier som definierar vårt värde kopplat till målen mot det vi vill åstadkomma, och hur viktiga dessa kriterier är i förhållande till varandra. Först när vi vet detta kan vi prioritera på riktigt!

Agilitet utan värdingar är som en båt utan kompass

Faran med att vara agil utan en tydlig bild av vad som värderas är att man inte vet var man kommer att hamna. Visst, vi kommer nog i hamn någon gång, men var det hamnen vi siktade på och hur valde vi i så fall denna hamn?

Att vara agil kan förstås betyda att vi inte vet vad vi vill från början, men våra behov och värderingar bör vi alltid ha klart för oss och låta guida oss rätt i våra beslut.

Är det inte lite sorgligt?

Många lovande initiativ lanseras, där man många gånger är beredd att investera/spendera tiotals miljoner kronor i syfte att uppnå något slags värde som står i proportion till den investerade kostnaden, och som bör ligga i linje med verksamhetens strategier och mål.

Och så visar statistiken att hela 70 % av påbörjade projekt misslyckas. En framgångsfaktor för att förbättra statistiken är intressenternas engagemang. Av dessa projekt misslyckas 44 % på grund av att man inte lyckats lägga riktlinjerna för projektet i linje med verksamhetsmålen. Detta innebär i klartext att man av någon anledning inte förmått att prioritera i linje med verksamhetens mål. Antingen för att tydliga prioriteringar var oklara eller saknades, eller för att man inte visste hur de beslut man tog slog mot de prioriteringar som eventuellt fanns.

Att uttrycka behov och värderingar

De som tar initiativ kring system måste ha ett sätt att tydligt uttrycka vilka behov de vill tillgodose och vad som värderas. Detta måste göras på ett konkret och tydligt sätt så att de därefter kan utvärdera beslut och resultat mot detta. Detta ligger till grund för prioriteringar och beslut både när ett system ska nyutvecklas eller vidareutvecklas.

Ett mycket konkret sätt att både engagera intressenter och lägga värden för utvecklingen i linje med verksamhetens mål är att använda den här beskrivna metoden för att definiera värde och ta beslut utifrån detta med till exempel Transparent Choice. Då är alla intressenter med och bidrar till detta, de olika stegen är tydliga och transparenta och beslut tas på konkreta grunder i stället för tyckande och känsla.

Tack Ola Gustafson, vd på Olingo, för att du ville berätta lite mer om mjukvaran Transparent Choice, prioriteringar och att skapa värde 👏🏾

Guest User